Die angefragten Werke sind eindeutig und möglichst mit Inventarnummer anzugeben. Zukünftige Leihnehmer:innen werden gebeten, vor einer Leihanfrage möglichst alle Recherchearbeiten durchzuführen, denn diese können nur bedingt durch das Referat Sammlung und Ausstellung übernommen werden. Bei einer Leihanfrage benötigen wir weiterhin die folgenden Informationen 

zur Ausstellung:

• Titel und Daten der Ausstellung
• Ausstellungsort
• eine Beschreibung des inhaltlichen Konzepts (Thema, inhaltlicher Überblick)
• eine kurze Begründung der Leihanfrage für das/die betreffende/n Objekt/e innerhalb des Ausstellungskontextes
• Ansprechpartner:in für inhaltliche und organisatorische Fragen mit
• vollständigen Kontaktdaten
• vollständige Objektangaben, soweit wie möglich

zur Institution:

• Anschrift der leihnehmenden Institution
• eventuell abweichende Rechnungsanschrift
• Unterzeichner:in des Leihvertrages mit Titel und Funktionsbezeichnung

Die leihnehmende Institution verpflichtet sich, den Leihgaben größte Sorgfalt angedeihen zu lassen, sie vor Schaden zu bewahren und keiner Gefährdung auszusetzen. Dazu gehört, dass die Ausstellungsräume im Hinblick auf Klimaverhältnisse, Beleuchtung und Sicherheit den internationalen ICOM-Standards entsprechen und durch Personal der leihnehmenden Institution betreut werden.

Folgende Informationen erbitten wir uns vorab durch die leihnehmende Institution zu übermitteln:

• Lage und technische Ausstattung der Ausstellungsflächen
• Transportwege
• Betreuung während des Ausstellungsaufbaus und -abbaus und der Laufzeit
• Maßnahmen zur Regulierung von Temperatur, relativer Luftfeuchte und
• Beleuchtung
• Brandschutz- und Sicherheitsvorkehrungen
• gegebenenfalls Einzelheiten zu den verfügbaren Vitrinen und zur Installation
• Details zur Versicherung und Schadensschutz der angefragten Objekte

Wir behalten uns vor, einen ausführlichen Facility Report mit Grundriss und Klimakurven des Vorjahreszeitraums anzufordern.

Findet die Ausstellung an weiteren Stationen statt, informieren Sie bitte die anderen Veranstalter, dass wir ein eigenes Leihersuchen erwarten und separate Verträge abschließen werden.

Wenn eine Anfrage eingeht, wird diese im Team von Direktion, Referatsleitung, Kurator:innen und Restaurator:innen des LWL-Freilichtmuseum Detmold bewertet.

Die folgenden Faktoren spielen bei der Entscheidung eine Rolle:

• Erhaltungszustand des/r Objekte/s
• Verfügbarkeit des/r angefragten Objekte/s
• Eignung des/r Objekte für Transport und Zurschaustellung
• Qualität des Ausstellungsprojektes
• Relevanz des/r angefragten Objekte/s für die Ausstellung
• Beurteilung der Konsequenzen für das LWL-Freilichtmuseum durch die Abwesenheit des/r Objekte/s
• der damit verbundene Verwaltungsaufwand und technische Einsatz zur Ermöglichung der Leihgabe

Innerhalb von sechs Wochen nach Eingang der formalen Anfrage gibt es eine Rückmeldung zum Status der Anfrage.

Der Leihvertrag wird grundsätzlich vom LWL-Freilichtmuseum Detmold erstellt. Die Leihfrist beginnt in der Regel zwei Wochen vor der Eröffnung und endet zwei Wochen nach Ausstellungsende.

Das LWL-Freilichtmuseum Detmold versichert seine Leihgaben durch die Provinzial-Versicherung.

Standardmäßig müssen konservatorisch angemessene Bedingungen in den Ausstellungsräumlichkeiten gegeben sein. Auf ein stabiles Klima wird großen Wert gelegt. Die Details zu den spezifischen Konditionen der Leihgabe werden im Leihvertrag ausgeführt.

Zu den Objekten werden Zustandsprotokolle erstellt, die im Original während der Ausstellungsperiode bei der leihnehmenden Institution verbleiben. Die Originale sind nach Ende der Ausstellung dem LWL-Freilichtmuseum Detmold wieder auszuhändigen.

Nach Übersendung der konservatorischen Vorgaben sollten die Präsentations- und Montagewünsche baldmöglichst mit dem LWL-Freilichtmuseum Detmold abgestimmt werden.

Transport, Verpackung und Kurier:innen

Mit Verpackung und Transport der Leihgaben beauftragt die leihnehmende Institution eine anerkannte, fachlich geeignete Spedition. Verpackungsvorgaben und Transportwege sind im Vorfeld mit dem LWL-Freilichtmuseum Detmold abzustimmen. Eine Direktfahrt in Kombination zu anderen Institutionen wird bevorzugt. Ist eine Zollbeschau vorgeschrieben, muss sie im LWL-Freilichtmuseum Detmold durchgeführt werden.

Leihgaben des LWL-Freilichtmuseum Detmold können – nach Absprache – durch Kurier:innen begleitet werden, die vor Ort die Leihgaben übergeben und die Installation überwachen. Die Buchung eines Reisetickets und – sofern notwendig – des Hotelzimmers sowie das Per diem (Kuriergeld) werden durch die leihnehmende Institution organisiert.

Der/die Leihnehmer:in trägt alle Kosten, die mit der Ausleihe verbunden sind. In erster Linie die Kosten für Versicherung, Verpackung, Transport und Kurierbegleitung, aber auch für alle Maßnahmen in Vorbereitung der Leihgabe (konservatorische Vorbereitung, Rahmungen, Verglasungen, Vormontagen oder Restaurierungen).

Diese Kosten werden vor der Ausleihe kalkuliert und die Zustimmung durch die leihnehmende Institution eingeholt.

Abbildungswünsche bezüglich eines Katalogs oder anderen Publikationen werden in der Regel erfüllt. Etwaige Kosten sind abzusprechen. Als Ansprechpartnerin wenden Sie sich bitte an:

Frau Sandra Hoeritzsch (sandra.hoeritzsch@lwl.org)

Hiermit informieren wir Sie darüber, dass wir Ihre personenbezogenen Daten elektronisch verarbeiten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzbestimmung.